לקוחות רבים מתלוננים על אנשי המחשבים וטכנולוגיות המידע בגלל הנטייה שלהם להשתמש בכל מיני מושגים טכניים מפוצצים כמו Voice Over IP ועוד כל מיני מילות ”ג‘אווה פרוקסי“ שנשמעות להם כמו סינית.
אז אחד מלקוחותינו התעקש שנסביר לו למה הוא צריך מרכזיית ענן בעסק.
הוא התעקש שנסביר לו בצורה פשוטה מה הוא יכול לעשות עם המרכזייה, בהשוואה למצב הנוכחי, ומבלי להתעסק בכל מיני מושגים טכניים מפוצצים שהוא לא מבין בהם.
אז הפעם פשוט ניתן לכם כמה דוגמאות ליכולות של מרכזיית ענן לעסקים, דוגמאות מההתנהלות היום יומי של העסק. כך תוכלו להבין בדיוק מהן התועלות שתוכלו להפיק מהמערכת.
נציין רק שמדובר בכמה היבטים בודדים של המערכת ויש עוד הרבה יותר.
המזכירה שלא עומדת בקצב
מכיר/ה את הסיטואציה הבאה – כל פעם שאתה מבקש מהמזכירה שלך להכין עבורך איזה דוח, היא מתלוננת שאין לה זמן… ואז אתה שואל מה היא עושה כל היום והיא מסבירה שהיא לא מצליחה לעשות כלום מכיוון שכל היום היא עונה לשיחות טלפון וזה גוזל לה את כל הזמן.
אם אין מרכזיית ענן בעסק אז סביר להניח שהמזכירה שלך צודקת.
אם היא צריכה לענות לטלפונים ולהפנות את המתקשרים לשלוחות השונות זה עלול לגזול את כל זמנה. ואם העובד שאליו מעבירים את השיחה נמצא בשטח ולא במשרדו, השיחה תחזור אל המזכירה שתאלץ להתחיל לחפש אחריו או לרשום הודעות… גם הלקוח שמתקשר ייהפוך לעצבני, גם המזכירה תהיה מתוסכלת וגם אתה תהיה מיואש.
אפשר גם אחרת
עם מרכזייה בענן הדברים יכולים להיראות אחרת, כל חוויית הלקוח עשויה להשתנות וכל ההתנהלות במשרד תהיה יעילה יותר.
בעזרת המערכת הלקוח יכול לקבל מענה אוטומטי אשר יאפשר לו לבחור במספר השלוחה, ללא צורך במענה אנושי של המזכירה. הוא יגיע מהר יותר אל השלוחה המבוקשת.
גם אם המזכירה עסוקה בשיחה אחרת או יצאה להפסקה, הלקוח עדיין מקבל מענה והוא לא צריך לנסות שוב ושוב. ובעודו ממתין על הקו הוא יכול להאזין למידע חשוב ומסרים שיווקים, כך שאם יש לכם שירות חדש או הודעה חשובה זהו הזמן…
ומה קורה כאשר העובד בשלוחה המבוקשת נמצא בשטח? במקרה שכזה ניתן להפנות את השיחה למספר טלפון סלולרי באופן אוטומטי.
אם אין מענה במשרד, השיחה תועבר לאחר מספר צלצולים אל המספר הסלולרי והלקוח יקבל מענה מהיר. זה יכול להיות גם פתרון כאשר עובד נמצא בחופשה ויש להפנות את הלקוח לטיפול אצל עובד אחר.
לא רק שהלקוח ייהנה מחוויה נוחה ונעימה יותר, ללא זמני המתנה ארוכים, או ניסיונות חיוג חוזרים, גם תוכלו לתת מענה ליותר לקוחות בו זמנית. לאחר הטמעת מרכזיית הענן, המזכירה לא תזדקק להקדיש את כל זמנה לניתוב שיחות ותוכל לבצע משימות אחרות לטובת העסק.
ועל כל זה ניתן להלביש תכונות נוספות כמו למשל תא קולי. במידה ולא ניתן לתת מענה ללקוח הוא מופנה לתא קולי והוא יכול להשאיר הודעה על מנת שתחזרו אליו מאוחר יותר.
זה רק קצה הקרחון
להתנהלות יעילה שכזו יש הרבה השלכות חיוביות על העסק. זה תורם לתדמית העסק, מעלה את שביעות הרצון של הלקוח, מייעל את פעילות העסק ומונע איבוד של לקוחות.
אך זהו באמת רק קצה הקרחון, מרכזיית ענן לעסקים היא בעלת תכונות רבות אשר מצעידות את העסק קדימה.
היכולות של מרכזיות ענן לעסקים באות לידי ביטוי בכל הרבדים של פעילות העסק ומשפרות גם את ההתנהלות הפנימית וגם את יחסי העסק מול הלקוח.
